Стаття буде цікава керівникам проектів, фахівцям, які відповідають за навчання співробітників як з боку Замовника, так і з боку Виконавця.

Доброго дня, колеги.

У цій статті ми розглянемо підходи до організації та проведення навчання співробітників Замовника на проектах. Проект не можна вважати успішним, якщо співробітники Замовника не зможуть користуватися його результатами через відсутність розуміння цілей проекту, знання структури продукту і розробленої функціональності. Результатом реалізації проекту завжди є новий продукт, технологія, інструментарій. Очевидно, що освоєння нової функціональності, в обов'язковому порядку вимагатиме проведення навчання. Завдання команди Виконавця - організувати і провести навчання таким чином, щоб передати співробітникам Замовника те знання про результати проекту, яке забезпечить їх ефективну експлуатацію.

Методи проведення навчання співробітників Замовника

Всі методи навчання можна розділити на дві групи:

●      Інтерактивні методи навчання

●      Заочні методи навчання

Інтерактивні методи характеризуються тим, що викладач в процесі викладу матеріалу взаємодіє з аудиторією. Слухачі можуть отримувати відповіді на свої питання. Програма навчання може змінюватися безпосередньо в процесі заняття. Часто такі зміни відбуваються, коли необхідно акцентувати увагу на тих ситуаціях, які найважливіші для слухачів або викликають велику кількість питань. До інтерактивних методів відносяться: семінари, навчання в малих групах, обговорення робочих ситуацій за заздалегідь підготовленим планом, персональні консультації. Інтерактивні методи є найбільш ефективними, але вимагають значних ресурсів як з боку Замовника, так і з боку Виконавця.

Заочні методи навчання характеризуються відносно низькими витратами на одного учня, але, на відміну від інтерактивних методів, вимагають активної самостійної роботи співробітників по вивченню матеріалів, заздалегідь підготовлених командою Виконавця. До заочних методів навчання відноситься, в першу чергу, план самостійної підготовки співробітників за заздалегідь складеними інструкціями, посібниками, відеороликами, базами знань. З огляду на той факт, що в даному випадку немає інтерактивної взаємодії, до заочних методів навчання можна віднести семінари для великих груп і вебінари.  Матеріал просто «начитується» викладачем. Слухачі можуть формулювати питання, але отримати відповіді можуть тільки після закінчення семінару (вебінару) або через певний час після занять.

Параметри, що впливають на вибір методів навчання

На вибір методів навчання впливають такі основні параметри:

●      Мета навчання співробітників;

●      Терміни на проведення навчання;

●      Бюджет на навчання;

●      Кількість працівників, яких необхідно навчити, та їх розташування, рівень і рівномірність підготовки;

●      Наявність навчальних матеріалів;

●      Рівень організаційного і технічного забезпечення заходу.

Проведення навчання співробітників може мати різні цілі: дати загальне уявлення про новий продукт, нові функціональності, виробити навички володіння новим програмним продуктом, передати і закріпити теоретичні знання про продукт і способи роботи з ним. Виходячи з певних цілей, з урахуванням термінів і бюджету на навчання, визначаються розміри груп учнів і формується план навчання.

Терміни та бюджет навчання мають найбільший вплив на вибір методів, які можуть бути використані викладачами. Стислі терміни, невеликий відносний бюджет  вимагають використання заочних методів, що дозволяють в одиницю часу охопити максимальну кількість співробітників: семінари, вебінари.

Дидактичні матеріали в навчанні, інструкції та керівництва можуть виступати в якості допоміжного інструменту викладача, але як самостійний інструмент навчання використовуються досить рідко. Найчастіше для самостійного вивчення використовуються короткі інструкції, довідки, що дозволяють розібратися з невеликою за обсягом функціональною опцією, завданням. Співробітник при цьому  повинен володіти хорошими знаннями із загальної функціональності використовуваної системи. Спроба використовувати самонавчання для великих мас співробітників, найімовірніше, закінчиться провалом, через наступні випадки:

●      Співробітники не зможуть самостійно організуватися і виділити достатньо часу для вивчення матеріалу у зв'язку з поточним завантаженням.

●      Співробітники не знають загальної архітектури проекту, отже розуміння окремих функціональних блоків буде ускладнене, тому що не очевидні ті чи інші архітектурні рішення.

●      Користувачі звикли до щоденного процесу і виконуваних дій, тому будуть автоматично намагатися переносити їх на нову функціональність, яка може відрізнятися за використовуваними  об'єктами, інтерфейсами, процедурами.

●      Теоретичні заняття здебільшого мало пов'язані з щоденними обов'язками співробітників, отже вони не будуть сприйматися як завдання першочергової  важливості.

●      Результати проекту, якими їх бачать Виконавець і Замовник, різні, незважаючи на те, що в процесі реалізації проекту вони постійно взаємодіють. Співробітник Замовника бачить систему зі свого, призначеного для користувача, боку, на відміну від бачення Замовника і Виконавця. Не отримуючи зворотній зв'язок, швидше за все, не зможе скласти для себе цілісну картину досліджуваного матеріалу.

Інтерактивні методи навчання використовуються для отримання глибоких знань предмету в прийнятний термін. Інтерактивні методи застосовуються в невеликих групах. Поняття «невелика група» буде відрізнятися від обсягу та складності матеріалу, але в загальному випадку  чисельність групи не повинна перевищувати 20 осіб. Викладач в цьому випадку може досить ефективно утримувати увагу аудиторії, встигаючи відповідати на запитання, що виникають в процесі навчання, і реагувати на потребу в акцентуванні уваги на окремих моментах. Найбільшою ефективністю володіють заняття в малих групах зі співробітниками, які пройшли попередню підготовку. В даному випадку, вони вже ознайомилися з новою системою, технологією, змогли проаналізувати відмінності від поточного порядку роботи, сформулювати питання, пов'язані з їхньою щоденною діяльністю.

В обов'язковому порядку при підготовці навчання необхідно оцінювати рівень організаційної і технічної підготовки навчання. Чи можуть співробітники підприємства бути зібрані в одному місці для проходження навчання? Яка кількість співробітників може бути зібрана під час одного заняття? Якщо співробітників не можна зібрати разом через віддаленість або особливостей роботи, то чи можуть співробітники брати участь в прямій трансляції вебінару? Яка вказівка щодо проведення навчання виходить від керівництва підприємства? Якщо організація, проведення та результати навчання перебувають під  контролем керівника, ефективність занять помітно підвищується.

Організація навчання співробітників підприємства Замовника

Організація навчання співробітників підприємства Замовника починається з визначення теми навчання, термінів і списків співробітників, які повинні пройти дане навчання. Виходячи з певних параметрів, вибирається метод навчання - заочний або інтерактивний,  і складається план навчання співробітників.

Для проведення заочного навчання Виконавець за згодою Замовника готує програму навчання, дидактичні матеріали, методичні рекомендації щодо самостійної підготовки, в тому числі з підготовки до вебінарів та семінарів у великих групах. Спільно із Замовником визначається місце проведення занять: на території Замовника, на території Виконавця, з використанням онлайн трансляції. Також на даному етапі  має бути вирішено питання про записи трансляції занять для подальшого використання Замовником при проведенні внутрішнього навчання.

До організації навчання співробітників повинні входити заходи щодо визначення порядку оцінки проведеного навчання і рівня засвоєння матеріалу. Для цих цілей Виконавець може спільно із Замовником підготувати опитувальні листи, програму атестації, критерії оцінки. На цьому етапі визначальну роль відіграє рівень експертизи упорядника атестаційних завдань в розглянутому питанні. Якщо немає можливості залучення експертів до формування атестаційних завдань, вони повинні бути притягнуті хоча б до оцінки підготовлених матеріалів.

Підготовка до проведення інтерактивного навчання в цілому повторює етапи підготовки до заочного навчання. Особливістю інтерактивного навчання є зміщення акцентів з матеріалів для самостійного навчання на інтерактивне спілкування та періодичне заглиблення в окремі випадки в процесі розгляду загальної програми. Відмінності також проявляються в складі груп та строках навчання, інтерактивне навчання передбачає роботу з малими групами по спеціалізованій тематиці, що має на увазі більш тривалі терміни занять. При проведенні очного інтерактивного навчання вкрай бажано, щоб співробітники, які проходять навчання, мали доступ до тестового середовища для виконання навчальних прикладів.

Проведення навчання співробітників Замовника

Проведення навчання співробітників Замовника виконується співробітниками Виконавця, що володіють експертними знаннями щодо обговорюваних питань. Навчання проводиться відповідно до затвердженої програми навчання.

Заочне навчання передбачає «начитування» матеріалу. Велика кількість нової інформації стомлює учнів, тому в разі заочного навчання, викладач повинен подавати матеріал окремими невеликими темами, роблячи обов'язкові перерви між ними. Тривале безперервне «начитування» інформації не дозволить утримувати увагу аудиторії і доносити до неї необхідні акценти.

Метою заочного навчання зазвичай є формування у слухачів загального уявлення про нову функціональность без розгляду конкретних робочих ситуацій. Доброю практикою є пояснення загальної структури даного об'єкту, взаємозв'язків окремих його сутностей, причин тих чи інших архітектурних рішень. Для ілюстрації даної функціональності можна приводити окремі практичні приклади її використання. Заочне навчання не передбачає отримання зворотного зв'язку від групи учнів, але тим не менш, може включати в себе сесію відповідей на питання після проходження певної теми або по завершенні курсу. Питання можуть надсилатися поштою, задаватися безпосередньо слухачами семінару або вебінару. Позитивний результат дає акумулювання всіх питань, які з'являються у слухачів в процесі навчання. Частина з них може бути розглянута безпосередньо в кінці занять, але всі задані питання необхідно проаналізувати, дати на них письмову відповідь і направити повний перелік питань з відповідями всім слухачам. Дані питання можуть лягти в основу бази знань по продукту.

Очне навчання характеризується безпосередньою взаємодією між викладачем і слухачами. Навіть, якщо навчання проводиться з використанням онлайн технологій, спілкування вибудовується за принципом обговорення або бесіди на певну тему. Після викладу теми наступний етап - обговорення матеріалу. На даному етапі слухачі можуть ставити викладачеві питання про порядок виконання своїх щоденних обов'язків за допомогою даної функціональності. Від викладача вимагається високий рівень експертизи як в розглянутому питанні, так і в суміжних областях. Очне навчання зміщує акцент з теоретичних знань на їхнє практичне застосування. Слід звернути увагу на те, що слухачі намагаються дізнатися відразу про все, і викладач повинен обмежувати сферу питань, що розглядаються, не дозволяючи слухачам відвести обговорення в сторону від обговорюваної теми. При цьому  необхідно максимально повно відповідати на поставлені питання, а при їх відхиленні пояснювати, що питання буде розглянуте пізніше, при висвітленні суміжної теми. Якщо питання не відноситься до програми навчання співробітників, необхідно коректно показати слухачам, що розгляд даного питання можливий, але це піде на шкоду основній програмі. Інтерактивне навчання вимагає від викладача більшої гнучкості, такту і досвіду, ніж при заочному навчанні.

Оформлення результатів програми навчання співробітників Замовника

Результати програми навчання співробітників Замовника оформляються відповідно до вимог Замовника. В обов'язковому порядку (незалежно від інших вимог), необхідно оформляти листи відвідування занять. У разі очного навчання це можуть бути листи відвідувань, в яких слухачі розписуються після кожного заняття / теми. У разі заочного навчання, це може бути, наприклад, звіт майданчика вебінару. Реєстрація переліку співробітників, які пройшли навчання, буде підтвердженням наданих послуг Виконавцем.

На вимогу Замовника може проводитися додаткова атестація співробітників, які пройшли навчання. Найчастіше така атестація проводиться у вигляді виконання тесту з відповідями на раніше підготовлені питання. Тестові завдання формує Виконавець і погоджує їх із Замовником. Також повинні бути узгоджені критерії успішності проходження тесту слухачами. У випадках, коли навчання проводиться для співробітників, які займатимуться підтримкою користувачів або адмініструванням системи, замість тестів бажано проводити повноцінну співбесіду, можливо, з вирішенням практичних завдань на знання підтримуваної системи і використовуваних функцій. Результати підсумкової атестації разом з листами відвідування передаються Замовнику.

Аналіз показника якості навчання співробітників Замовника

Аналіз показника якості навчання співробітників Замовника виконується на підставі критеріїв успішності засвоєння матеріалу, розроблених при підготовці програми навчання. В якості критеріїв успішності можна використовувати наступні:

●      Відсоток слухачів, які успішно пройшли атестацію

●      Відсоток слухачів, які здали тест на 90% і більше

●      Середній відсоток рішення тесту слухачами

За згодою із Замовником,  можуть бути розроблені додаткові критерії оцінки.

Інтерпретація отриманих даних може вимагати залучення додаткових фахівців. Низький відсоток слухачів, які пройшли атестацію, може бути наслідком як низької якості навчання, так і низької якості атестаційних матеріалів. Низький середній відсоток результату тесту слухачами може бути показником невідповідності програми навчання і самого тесту. Аналіз якості навчання бажано проводити спільно Виконавцю та Замовнику для вироблення рішень про додаткові заходи корекції.

Підготовка і проведення навчання співробітників вимагає залучення ресурсів Виконавця, які необхідно врахувати на етапі узгодження проекту. Навчання повинне ретельно плануватися з урахуванням цілей навчання, кількості співробітників, організаційних і технічних можливостей як з боку Виконавця, так і з боку Замовника.

Особистість викладача є другою важливою складовою процесу навчання. Співробітник, який проводить навчання, повинен мати експертні знання у темі, що висвітлюється, розуміти взаємозв'язки між функціональними блоками всього проекту. Потрібні навички захоплення та утримання уваги слухачів протягом тривалого часу  на новій для них темі. Питання слухачів можуть вимагати гнучкості в підходах до викладу матеріалу, швидких змін від загального до приватного і навпаки, опису практичних прикладів вирішення різних завдань.

Третьою важливою умовою організації процесу навчання є активна участь керівників зі сторони Замовника. Проходження навчання має в обов'язковому порядку контролюватися з боку адміністрації, оскільки в протилежному випадку є небезпека формального ставлення до занять як з боку співробітників Замовника, так і з боку Виконавця.

Навчання співробітників Замовника є невід'ємною і важливою частиною реалізації будь-якого проекту. Воно дозволяє в найкоротші терміни долучити співробітників в процес експлуатації результатів проекту.

Віктор Малиновський ,
Спеціаліст компанії